Introducción
El capítulo 9 del libro Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK) Cuarta Edición. Capítulo 9 Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto en adelante llamado PMBOK y el Capítulo 9 – Recursos Humanos del libro "Director Profesional de Proyectos" de Pablo Lledó en adelante llamado DPP, tienen contenidos muy similares de hecho el DDP desarrolla y profundiza más en los temas de Liderazgo y de Motivación que el PMBOK solamente los comenta en el anexo G en los apartados G.1 Liderazgo y G.3 Motivación. Adicionalmente el DPP expone dos ejercicios prácticos muy útiles en los cuales primero coloca una serie de roles para que nos quede claro a quién o a quienes corresponden varios roles que se presentan en los proyectos y posteriormente coloca también una serie de responsabilidades, en las cuales nos explica quién debe ser el responsable de resolver cada problema también en el ámbito de la dirección de proyectos. Por último al final del capítulo 9 el DDP presenta un examen de compresión de lectura muy útil y con casos reales aplicados al tema, que nos ayudan a tener una mejor idea del entendimiento de la materia.
Desarrollo
Gestión de los recursos humanos del proyecto
Esta gestión incluye los procesos que organizan, gestionan y conducen el equipo del proyecto. Los procesos de gestión son los siguientes:
Cuadro 1. Procesos de gestión de los recursos humanos
Se puede observar en el cuadro 1 que a pesar de que de los 42 procesos para la administración de proyectos, el área de conocimiento 9 correspondiente a los Recursos Humanos solo contiene 4 procesos, que representan únicamente un 10% del total, hay que tomar el cuenta lo que indica el DPP en su introducción: “Las personas son las que harán realidad un proyecto exitoso y de allí la importancia de saber liderarlos, motivarlos y retribuirlos de manera apropiada”. Además de dirigir y liderar el equipo del proyecto se debe influenciarlos y como Gerente de Proyecto (PM) presentar un comportamiento profesional y ético, así como asegurarse de que el equipo también cumpla con esto.
Desarrollar el Plan de Recursos Humanos
Es el proceso por el cual se identifican y documentan los roles dentro de un proyecto, las responsabilidades, las habilidades requeridas y las relaciones de comunicación, y se crea el plan de dirección de personal.
Para desarrollar el plan de recursos humanos se debe tomar en cuenta: los requisitos de la actividad, los factores ambientales de la empresa y los activos de los procesos de la organización como descripciones de puestos e información histórica de proyectos anteriores.
Dentro de los tipos de poder tenemos: Formal, Recompensas (uno de los mejores tipos de poderes), Penalidad, Experto (otro de los mejores tipos de poderes) y Referente
Como herramientas y técnicas para desarrollar el plan tenemos:
- Los organigramas y descripciones de puestos
Existen varios formatos para documentar los roles y las responsabilidades pero la mayoría se representa en alguna de las siguientes formas:
· Diagrama jerárquico
Representa gráficamente en forma descendente los cargos y relaciones entre los diferentes grados de jerarquía, ubicando el de mayor responsabilidad y jerarquía en la parte superior.
· Diagramas matriciales
Por medio de una matriz se le asignan las responsabilidades a cada persona, normalmente se denomina matriz de asignación de responsabilidades (RAM en sus siglas en inglés), también existe otra matriz llamada (RACI) en la cual además de asignar responsabilidades, se especifica quienes deben aprobar, ser consultados o estar informados. Ambas matrices no indican la fecha en que cada responsable debe realizar la actividad.
· Formatos tipo texto
En este formato se representa el rol, la autoridad, la responsabilidad y las competencias de cada miembro del equipo de trabajo cuando se requieran descripciones detalladas.
· Otras secciones del plan para la dirección de proyectos
Por ejemplo registro de riesgos y el plan de calidad
- La creación de relaciones de trabajo
Interacción formal e informal con otras personas dentro o fuera de la organización
- La teoría de la organización
Suministra información relativa a la manera en que se comportan las personas, los equipos y las unidades dentro de la organización
Al final del proceso se obtiene el plan de recursos humanos que forma parte del plan para la dirección de proyectos y es una guía para indicarnos cómo deben ser definidos, adquiridos, dirigidos, supervisados y finalmente liberados los recursos humanos, el plan debe contener:
· Roles y responsabilidades
· Organigramas del proyecto
· Plan para la dirección del personal, que contenga: adquisición del personal, calendario de recursos, plan de liberación del personal, necesidades de capacitación, reconocimiento y recompensas, convenios de trabajo y normas de seguridad
Adquirir el Equipo del Proyecto
Es el proceso para confirmar los recursos humanos disponibles y formar el equipo necesario para completar las asignaciones del proyecto, esto ocurre durante la etapa de ejecución del proyecto, pero debe estar bien planificado.
Para adquirir el equipo del proyecto se debe tomar en cuenta: el plan para la dirección del proyecto, los factores ambientales de la empresa y los activos de los procesos de la organización como políticas, procesos y procedimientos estándar de la organización.
Como herramientas y técnicas para adquirir el equipo del proyecto tenemos:
1. Asignación previa de algunos miembros del equipo al proyecto
2. Negociación de los mejores recursos con gerentes funcionales
3. Adquisición de recursos externos o contratación de terceros
4. Equipos virtuales, por medio de video conferencias o Internet
Al final del proceso se obtiene:
1. Asignaciones del personal a las actividades del proyecto
2. Calendarios de recursos con cronogramas realistas
3. Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto
Desarrollar el Equipo del Proyecto
Es el proceso que consiste en mejorar las competencias, la interacción de los miembros del equipo y el ambiente general del equipo para lograr un mejor desempeño del proyecto, esto ocurre durante la etapa de ejecución del proyecto, sin embargo hay que proponerse realizarlo durante todas las fases del proyecto. Dentro de los objetivos de este desarrollo están: Mejora del conocimiento y las habilidades de los miembros, mejorar los sentimientos de confianza y cohesión y crear una cultura de trabajo en equipo. Para empezar se requiere: plan de gestión del personal, personal asignado y calendario de recursos.
Como herramientas y técnicas para desarrollar el equipo del proyecto tenemos:
1. Habilidades interpersonales
Un PM requiere ser: líder, motivador, trabajador en equipo, empatía y creatividad entre otras.
2. Capacitación
Debe considerar y programar actividades para capacitarse y capacitar a los miembros del equipo.
3. Actividades de desarrollo de espíritu de equipo
Debe fomentarse el trabajo en conjunto de todo el equipo en pos de la resolución objetiva y eficaz de los problemas que se puedan presentar. Existen cinco etapas de desarrollo que los equipos pueden atravesar según (Tuckman): Formación, Turbulencia, Normalización, Desempeño y Disolución. Los PM deben lograr que los miembros del equipo atraviesen todas las etapas de manera eficaz.
4. Reglas básicas
Deben existir expectativas claras acerca del comportamiento aceptable por parte de los miembros del equipo, en otras palabras establecer normas de convivencia.
5. Reubicación
Colocación de los miembros del equipo en un mismo lugar físico de trabajo.
6. Reconocimiento y recompensas
Utilizar un sistema de incentivos para premiar los comportamientos positivos y motivar a los miembros del equipo.
Al final del proceso se obtiene:
- Evaluación del desempeño del equipo, elaborando informes con las competencias adquiridas por los trabajadores y la efectividad del trabajo en equipo
- Actualización de los factores ambientales de la empresa, como registros de capacitación, evaluaciones de desempeño, etc.
Dirigir el Equipo del Proyecto
Es el proceso que consiste en monitorear el desempeño de los miembros del equipo, proporcionar retroalimentación, resolver problemas y gestionar cambios a fin de optimizar el desempeño del proyecto. Para empezar se necesita: personal asignado, roles, responsabilidades, organigrama, plan de dirección del personal, desempeño del equipo e informes de desempeño del proyecto.
Como herramientas y técnicas para dirigir el equipo del proyecto tenemos:
1. Observación y conversación
Para mantenerse en contacto con el equipo
2. Evaluaciones de desempeño
Los miembros del equipo deben ser evaluados y retroalimentados constructivamente, para desarrollar planes de capacitación y establecimiento de objetivos para periodos futuros.
3. Gestión de conflictos
Dentro de las fuentes principales de conflicto en los proyectos se encuentran: la escasez de recursos, las prioridades en el cronograma (que son dos de las principales) y los estilos personales de trabajo. La gestión exitosa de conflictos se traduce en una mayor productividad y en relaciones de trabajo positivas. Los conflictos deben tratarse en forma temprana y en privado, utilizando un enfoque directo y constructivo, tomando acciones disciplinarias en última instancia. Dentro de las formas para la resolución de conflictos están: Apartarse, Reconciliar, Consentir (Conceder), Forzar, Colaborar y Confrontar (que es sinónimo de resolución de conflictos y es la mejor alternativa para buscar el ganar-ganar).
Para resolver conflictos hay que: Identificar la causa, analizar el problema, Identificar alternativas de solución, Implementar una decisión y revisar si la decisión tomada resolvió el problema
4. Registro de incidentes
Para dar seguimiento a los conflictos y ver el estado de la resolución
5. Habilidades interpersonales
Dentro de las que deben destacar: Liderazgo, Influencia, Toma de decisiones eficaz, Motivación, Saber escuchar, Negociación, Comunicación, Cultura general, etc.
Al final del proceso se obtiene las solicitudes de cambio y las actualizaciones a los factores ambientales de la empresa, a los activos de los procesos de la organización y al plan para la dirección del proyecto.
Habilidades interpersonales
Dentro de las habilidades más importantes deseables que debe tener un PM se encuentran las siguientes:
- Liderazgo
- Desarrollo de Espíritu de Equipo
- Motivación
- Comunicación
- Influencia
- Toma de decisiones
- Conocimientos políticos y culturales
- Negociación
A continuación se desarrollan dos de estas habilidades:
A. Liderazgo
El liderazgo implica dirigir los esfuerzos de un grupo de personas hacia una meta común y hacer posible que trabajen como equipo, es la capacidad de que las cosas sean hechas por otras personas, manteniendo un buen nivel de respeto y confianza.
Existen distintos tipos de liderazgo situacional:
- Directivo: decir qué hay que hacer
- Consultivo (Coaching): dar instrucciones
- Participativo: brindar asistencia
- Delegativo (Empowerment): el empleado decide por si solo
- Facilitador: coordina a los demás
- Autocrático: toma decisiones sin consultar
- Consenso: resolución de problemas grupales
Durante el inicio del proyecto es necesario un liderazgo directivo para marcar el rumbo del proyecto y durante las etapas de planificación o ejecución el estilo podrá ser consultivo, participativo o facilitador.
B. Motivación
La motivación implica creación de un ambiente del proyecto que cumpla con los objetivos del proyecto y a la vez ofrezca una satisfacción personal máxima relacionada con lo que las personas valoran, como lo son: satisfacción personal, trabajo estimulante, sensación de realización, logro y crecimiento, compensación financiera y otras dependiendo de cada persona en particular.
Existen varias doctrinas que han estudiado y siguen estudiando temas de motivación destacándose los siguientes:
- Pirámide de las necesidades de Maslow
Las personas tienen distintas jerarquías de necesidades y hasta no satisfacer las necesidades de los niveles inferiores que son la base, no se puede pasar a los niveles superiores
- Teoría X-Y de Mc Gregor
Debemos estar concientes de que existen dos categorías de personas, las personas X (incapaces, evitan el trabajo, no quieren responsabilidades, debe estar controladas) y las personas Y (trabajan aunque no los supervisen, quieren asumir compromisos y progresar)
- Teoría de las necesidades de Mc Clelland
Las personas tienen tres tipos de necesidades: LOGRO, AFILIACIÓN Y PODER. Según el tipo de necesidad así debe ser la motivación que necesiten. El logro se satisface con proyectos desafiantes, la afiliación se satisface con el trabajo en equipo y el poder se satisface con el aporte a la sociedad y el liderazgo.
- Teoría de las expectativas de Vroom
Las personas se esfuerzan por tener un mejor desempeño y de eso esperan obtener recompensa y se convierte en un círculo virtuoso. La motivación es igual a las expectativas del resultado de una acción multiplicada por el valor de ese resultado.
- Teoría de la fijación de metas de Locke
Los deseos de alcanzar una meta son la fuente de motivación, las metas pueden tener varias funciones: Centrar la atención y la acción, movilizar energía y esfuerzo, aumentar persistencia, ayudar a elaborar estrategias.
- Teoría de Herzberg
Las personas están influenciadas por: Factores higiénicos y por Agentes Motivadores. Si no están cubiertos los primeros no puede haber motivación, y si están cubiertos hay que trabajar sobre los segundos para que exista motivación
- Teoría Z de Ouchi
Existen 3 estilos de empresas: A (Americanas), J (Japonesas) y Z (Combinación de ambos estilos), el éxito de estas últimas se basa en la confianza, las relaciones estrechas y la sutileza en el trato a los empleados
Mapa Conceptual
Mapa conceptual sobre la Gestión de los Recursos Humanos en los Proyectos
Conclusiones
Los procesos de gestión de los recursos humanos dentro de la administración de proyectos conllevan una serie de aspectos importantes a tomar en cuenta durante todo el ciclo de vida del proyecto ya que como se mencionó al inicio: “Las personas son las que harán realidad un proyecto exitoso y de allí la importancia de saber liderarlos, motivarlos y retribuirlos de manera apropiada”. Una buena elaboración del plan de recursos humanos, los procesos de adquisición, desarrollo y dirección efectiva del equipo del proyecto, así como la búsqueda y perfección de las habilidades interpersonales del Gerente de Proyectos serán parte impotante del éxito de los diferentes proyectos que estemos desarrollando.
Bibliografía
PROYECT MANAGER INSTITUTE, Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK), Cuarta Edición 2008
LLEDÓ, Pablo, Director Profesional de Proyectos
