El área de conocimiento de la Administración de Proyectos que incluye los procesos necesarios para asegurar la generación, recopilación, distribución, almacenamiento, recuperación y destino final de la información del proyecto en tiempo y forma, es la Comunicación. Los procesos de Gestión de las comunicaciones del proyecto incluyen: Identificación de los interesados: todas las personas o instituciones impactadas con el proyecto, Planificación de las comunicaciones: determinar las necesidades de información y comunicaciones de los interesados en el proyecto. Distribución de la Información: poner la información necesaria a disposición de los interesados en el proyecto cuando corresponda. Gestionar las expectativas de los Interesados: comunicarse y trabajar en conjunto con ellos para satisfacer sus necesidades y resolver conflictos y por último Informar el Rendimiento: recopilar y distribuir información sobre el rendimiento, incluyendo informes de estado, medición del progreso y proyecciones.
El capítulo 10 del libro Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK) Cuarta Edición, habla de la Gestión de las Comunicaciones del Proyecto que en adelante lo llamaremos PMBOK y el Capítulo 10 – Comunicaciones del libro "Director Profesional de Proyectos" de Pablo Lledó en adelante llamado DPP, tienen contenidos similares y ambos exponen en mayor o menor detalle los procesos de Gestión de las comunicaciones del Proyecto. Sin embargo dentro de las diferencias podemos encontrar las siguientes: el PMBOK dedica en el anexo G la sección G.4 al tema de Comunicación como habilidad interpersonal necesaria en los Gerentes de Proyectos. El DPP expone algunos ejercicios prácticos con respecto al tema, por ejemplo en uno expone el tema de las estrategias de comunicación a seguir para un grupo de interesados con roles definidos y el impacto de un tema puntual, recomendando actividades como Talleres de capacitación e Informes de avances periódicos entre otros. Otro ejercicio habla de que un Gerente de Proyectos (PM) dedica un 90% aproximadamente en comunicaciones y que un 60% de estas son no verbales. Nos expone además una matriz de comunicaciones muy útil y nos da una serie de recomendaciones para que las reuniones sean efectivas. Además el DPP nos presenta otro ejercicio práctico sobre las dimensiones de comunicación, ya sea de forma oral o escrita dependiendo de la situación, adicionalmente nos expone otro ejercicio sobre los métodos de distribución y nos recomienda tomar en cuenta de nuevo la situación, la cantidad de emisores y receptores, la dirección de la comunicación, el grado de complejidad y por último el método de distribución recomendado. Por último nos presenta un examen de 15 preguntas con respecto al tema de las Comunicaciones con varios ejemplos prácticos y puntos de relevancia en el tema.
Mapa Conceptual sobre la Gestión de las Comunicaciones en los proyectos
Una buena gestión de las comunicaciones del proyecto será parte importante del éxito de los diferentes proyectos que estemos desarrollando. Como se comentó al inicio “La comunicación ha sido identificada como una de las mayores y únicas razones de éxito o fracaso de un proyecto” por lo tanto los procesos de gestión de las comunicaciones dentro de la administración de proyectos se deben tener claros y aplicarlos según la situación que se nos presente a lo largo del ciclo del proyecto. La correcta identificación de los interesados, sus intereses, expectativas y poder de influencia, así como identificar el impacto potencial que cada interesado podría generar y proceder a clasificarlos de acuerdo a cómo podrían influir o reaccionar sobre el proyecto nos ayudará una mejor toma de decisiones en caso de desviaciones. Establecer un buen plan de comunicación es otro aspecto fundamental para asegurarnos el éxito en los proyectos, eso implica distribuir la información en tiempo y de la mejor forma, tomando en cuenta las necesidades de los interesados así como los problemas que podamos detectar y por último son de suma importancia tanto para un proyecto en particular como para futuros proyectos los informes de desempeño, en dónde se comunica como finalizará o cómo finalizó el proyecto de acuerdo a su línea base tomando en cuenta el alcance, el tiempo, el costo y la calidad. Como Gerentes de Proyectos debemos asegurarnos de cultivar de manera estructurada la habilidad interpersonal de la comunicación con el fin de mejorar el trabajo en equipo, obtener un mejor desempeño del equipo y ser exitosos en los proyectos.
Bibliografía
PROYECT MANAGER INSTITUTE, Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK), Cuarta Edición 2008
LLEDÓ, Pablo, Director Profesional de Proyectos
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